Gemakkelijk zal het niet worden, als u gaat onderhandelen in China. Maar de aanhouder wint en een succesvol eindresultaat kan u ontzettend veel opleveren. Een paar tips, als u besloten heeft deze geweldige uitdaging aan te gaan.
1. STREEF NAAR EEN WIN-WIN SITUATIE
Hoe vanzelfsprekend het misschien ook lijkt, het is belangrijk om tijdens onderhandelingen altijd te streven naar een win-win situatie. Wanneer één van de twee partijen het gevoel heeft de “verliezer” te zijn, dan zal de relatie nooit lang standhouden. Het Chinese team zal waarschijnlijk ook een aantal keren benadrukken te streven naar een “mutual beneficial relationship”. Kortom, ondanks het feit dat u waarschijnlijk intensief zult gaan onderhandelen, het eindresultaat moet altijd win-win zijn.
2. HEB GEDULD
In Europa is het primaire doel van zakelijke onderhandelingen zo snel mogelijk een getekend contract op tafel krijgen. Tijd is geld. Echter, in China wil men vooral eerst guanxi en een vertrouwelijke relatie opbouwen. Een significant verschil! Pusht u te hard, dan zal een Chinees zijn of haar vertrouwen en interesse verliezen. Heb geduld. En stel realistische doelen. De informele lunches en diners zijn zeker geen verspilde tijd. Ze leggen juist de basis voor een langdurige zakenrelatie.
3. CREEER UW EIGEN DREAMTEAM
Stel met veel zorg uw team samen. De Westerse stijl van onderhandelen is anders dan die in China, meer open en ongeschreven. Hier kan ieder teamlid input geven wanneer hij of zij dat wil. In China is dit niet het geval. Daarnaast staat men vaak onder druk tijdens onderhandelingen. Onderlinge goede chemie, discipline en teamwork zijn essentieel. Het team moet zich ten alle tijden opstellen als een verenigd front, zonder enige vorm van openlijke onderlinge onenigheid. Wat wellicht logisch klinkt, maar onderhandelingen in China zijn ver van huis, ze duren vaak lang, en ieder individu kan enorm op de proef worden gesteld.
4. MAAK EEN GOEDE EERSTE INDRUK
Niemand verwacht dat u vloeiend Chinees spreekt, maar met wat basis Chinees zult u zeker wat punten scoren. Nihao (hallo) en xiexie (bedankt) zijn twee handige woorden die u kunnen helpen om het ijs te breken bij de eerste ontmoeting. Lees voor vertrek wat recent en positief nieuws over China en het Chinese bedrijf waar u mee onderhandelt zodat u deze onderwerpen kunt aansnijden tijdens informele gesprekken. Chinezen zullen het zeer waarderen als u interesse toont in China en de Chinese cultuur.
5. OBSERVEER
Uit onderzoek is gebleken dat een Chinese onderhandelaar voor ruim de helft van zijn verzonden boodschappen gebruikt maakt van non-verbale communicatie. Zorg dat uw team getraind is om deze signalen in o.a. stemgebruik, gezichtsuitdrukkingen, lichaamstaal en oogcontact op te pakken. Overweeg om iemand in uw team met kennis van China aan te stellen als observator.
6. LUISTER ACTIEF
Zorg dat u niemand onderbreekt wanneer hij of zij spreekt. Schrijf uw vragen op, en stel ze zodra de spreker is uitgesproken.
7. LAAT HET EVEN STIL ZIJN
Gedurende onderhandelingen in China kan het voorkomen dat er stiltes vallen. Chinezen kunnen prima langer dan 30 seconden in stilte nadenken, maar wij beginnen ons na 10-15 seconden toch wel langzaam een beetje ongemakkelijk te voelen. Dat weten Chinezen, vandaar dat dit soms ook gebruikt wordt als onderhandelingstactiek. Wij zijn geneigd de stilte overhaast en ondoordacht te doorbreken met opmerkingen die we later wellicht betreuren. Een veelvoorkomende fout waar Westerse teamleden op moeten worden getraind.
If you are patient in one moment of anger, you will escape a hundred days of sorrow.
忍得一时之气,免得百日之忧
8. ONDERSCHAT NIEMAND
Weet dat het Chinese team zich heeft voorbereid. En hoe! U zou bijvoorbeeld niet het eerste bedrijf zijn dat aanneemt dat het Chinese team de Westerse moedertaal niet zal begrijpen, om er vervolgens achter te komen dat er iemand speciale taaltraining heeft gehad voorafgaand aan de onderhandelingen. “Never underestimate the enemy”. Al is toekomstige zakenpartner in dit geval een beter woord.
9. LEES “THE ART OF WAR”
Over vijanden gesproken, in vrijwel ieder boek dat ik heb gelezen over onderhandelen en leiderschap in China wordt het boek “The Art of War” minimaal één keer genoemd. In dit boek beschrijft Sun Tzu, een Chinese generaal, belangrijke militaire strategieën die ook vandaag de dag nog toepasbaar zijn op de politiek en het zakenleven. Sun Tzu beschrijft hoe je met genoeg intelligentie en planning kunt veroveren met tegelijkertijd zo min mogelijk machtsvertoon en verwoesting. U mag er in ieder geval vanuit gaan dat iedere Chinese leider het boek wel eens heeft gelezen.
10. LAAT U NIET ONDER DRUK ZETTEN
Chinezen zijn steengoed in onderhandelen. Verschillende onderhandelingstactieken zullen u compleet verrassen, frustreren en onder druk zetten. Bijvoorbeeld het continue heropenen van zaken die al besproken zijn, óók enkele momenten voor het ondertekenen van het definitieve contract. Hoe hiermee om te gaan is niet in een korte blogpost samen te vatten. Maar eigenlijk komt het simpelweg wel hierop neer: het succes van alle onderhandelingstactieken die het Chinese team zal toepassen hangt altijd af van de mate waarin u zich onder druk laat zetten.
